Assistant administratif Pôle VSI (H/F) à temps partiel 3/5ème

Descriptif :

L’assistant-e du pôle travaillera en collaboration directe avec la coordinatrice et les 2 chargées de mission : il/elle participera à la vie du service, à ses démarches administratives et appuiera l’organisation de sessions de formation.

Mission :

1/ PRÉPARATION DES CONTRATS ET AVENANTS

  • Liens avec les organisations partenaires et les volontaires pour la collecte des données
  • Edition des contrats et des avenants ; publipostage
  • Suivi des signatures

2/ INSCRIPTIONS AUX ASSURANCES

  • Lien avec les volontaires pour les bulletins d’inscription
  • Lien avec les nombreux organismes d’assurance pour l’inscription
  • Radiation des assurances

3/ MISE A JOUR DES OUTILS DE SUIVI

  • Tableaux de bord
  • Base de données
  • Exports

4/ SUIVI DES VOLONTAIRES

  • Réponses par mail/téléphone/Skype aux questions et demandes des VSI
  • Préparation d’attestations de mission
  • Demande et reversement des indemnités de réinstallation

5/ TRAITEMENT DES FACTURES ET REFACTURATION

  • Traitement des factures d’assurance et refacturation aux associations partenaires
  • Traitement d’autres factures liées à l’activité du pôle

6/ LOGISTIQUE

Appui à l’organisation logistique des événements du pôle, des sessions de préparation au départ et des sessions d’accompagnement au retour (lieux, matériel, documents)

Profil du candidat

Formation :

Niveau Bac+2/3 Assistant de gestion ou assistant de manager

Expérience :

Expérience d’au moins 2 ans sur un poste similaire

Maitrise des outils bureautiques courants, bonne connaissance d’excel

Langues :

Excellente maîtrise du français

Qualités requises :

Autonomie et rigueur

Capacité de travail en équipe

 

De préférence sensibilisation au milieu associatif et à la solidarité internationale

Les tâches à effectuer sont transversales et nécessitent donc autonomie, rigueur et polyvalence.

Une connaissance, ou du moins un souhait de comprendre le milieu de la solidarité internationale et ses contraintes est indispensable.

Autres :

CDI, à temps partiel (3/5ème), poste à pourvoir en avril 2019

 

Rémunération : 1020€ brut mensuel

Avantages : mutuelle, tickets restaurant, 50% du titre de transport

Conditions :

Pour postuler :

Envoyer CV et lettre de motivation avant le 31/03/2019 à Aurélie Colladon, coordinatrice du pôle VSI : volontariat@la-guilde.org

 


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