Marque pionnière de l’action internationale, association reconnue d’utilité publique fondée en 1967, La Guilde est un label du volontariat et de l’engagement individuel vécus comme des expériences de transformation, un compagnonnage au service du monde, une plateforme innovante de partenariats pour les projets de solidarité internationale.
La Guilde est aujourd’hui la première organisation française d’envoi de volontaires à l’étranger (services civiques et VSI).
L’aventure vécue est également au cœur des engagements de La Guilde par des bourses, des rencontres et festivals qui entretiennent l’enthousiasme de l’action.
Engagement citoyen, soutien de l’initiative individuelle, mise en mouvement de la jeunesse, entrepreneuriat altruiste, goût pour l’action culturelle : nos choix fondent notre identité.
Dans le cadre d’un remplacement nous recrutons un/une gestionnaire des ressources humaines
La Guilde fait partie des 28 organisations de volontariat agréées par le ministère de l’Europe et des Affaires étrangères (MEAE) pour envoyer des volontaires en mission dans le cadre du statut légal de Volontariat de Solidarité Internationale (VSI). Elle est également leader de l’envoi de volontaires en service civique à l’international.
A ce titre, La Guilde accompagne et gère administrativement chaque année près de 1000 volontaires partant pour des missions longues sous statut VSI ou service civique international en amont, pendant et à l’issue de leurs missions.
Vos principales activités :
1/ Assurer la gestion administrative des contrats de volontariat :
- Assurer l’intégralité du traitement administratif des dossiers des volontaires portés par la Guilde du début à la fin de leurs missions (contrats et accords de volontariat, enregistrement des dossiers, déclarations, inscriptions à la Caisse des Français de l’Etranger, assurances, contrôles des pièces etc.).
- Saisir et renseigner les bases de données et documents de suivi activités du service.
- Proposer des améliorations des procédures, outils, traitements des données.
2/ Organiser, planifier et gérer l’ensemble des sessions de formation dispensées par le pôle volontariat de La Guilde (environ 40 par an) :
En amont :
A l’aide de la plateforme interne Engage et de nos bases de données :
- Etablir et mettre à jour le planning des formations. Vérifier la disponibilité des intervenants. Faire les réservations afférentes (salles, repas).
- Négocier les tarifs des salles de formation et des lieux de restauration, identifier les nouvelles opportunités de fournisseur afin de maîtriser les dépenses.
- Connaitre et animer la communauté des formateurs et intervenants des sessions.
- Réceptionner/ archiver les documents des intervenants externes : CV, cahiers des charges, programmes pédagogiques, contrats, RIB.
- S’assurer de leurs disponibilités et éventuels remplacements (back-up)
- Les informer des actualités de La Guilde et du Volontariat. Les associer aux évènements pertinents.
- Envoyer les convocations, attestations et programmes, préparer les supports pédagogiques, les équipements de formation et la disposition de la salle.
- Soumettre les justificatifs adéquats via les plateformes dématérialisées de nos bailleurs.
Pendant :
- Assurer l’accueil des participants. Préparer le café de bienvenue.
- Prendre les commandes de repas et les accompagner au lieu de restauration.
- Ranger la salle à l’issue de la session ;
Après :
- Consolider et analyser les résultats des questionnaires d’évaluation, et le cas échéant proposer des améliorations.
- Recueillir, contrôler, affecter et transmettre les différentes factures.
- Compléter le tableau de suivi des coûts de formation.
Etudier les manières de sous-traiter au moins partiellement l’organisation des formations et certaines des tâches ci-dessus.
Vous nous apportez :
Vous avez un première expérience, acquise en contrat d’apprentissage ou en contrat de travail et disposez au minimum d’une licence en gestion du personnel ou administration des entreprises.
Au cours de ce début de parcours, vous avez pu expérimenter :
- des outils numériques collaboratifs et tableurs Excel
- la gestion administrative du personnel et de contrats
- l’organisation logistique de formations ou d’événements similaires et l’accueil de public
Rigoureux-se dans votre organisation et dans la gestion du temps, vous êtes enthousiaste, polyvalent-e et vous aimez chercher et proposer des solutions. Au service de vos différents interlocuteurs, vous faites preuve de vivacité et de réactivité.
Vous avez envie de vous investir dans une association qui agit pour la solidarité internationale, de rejoindre un acteur connu pour son engagement au profit de la jeunesse, du développement local et de l’aventure humaine.
Envoyez votre lettre de présentation et votre CV à yasmine.laveille@la-guilde.org sous ref RHVOL dans l’objet du mail.
