Le volontariat revêt bien des rôles et bien des missions. À travers cette entrevue, Pauline, chargée de mission volontariat à La Guilde depuis deux ans, nous plonge dans les coulisses de son poste et nous fait part des multiples facettes de son rôle. Préparation au départ, suivi attentif des volontaires, gestion des partenariats et missions terrain… cette discussion offre un aperçu concret du travail crucial des chargées de missions au volontariat, illustrant leur contribution à la fois auprès de jeunes, de structures partenaires et plus largement auprès d’initiatives en faveur d’un monde plus engagé.
- Peux-tu nous expliquer concrètement en quoi consiste un poste de chargée de mission au volontariat à La Guilde ?
En tant que chargée de mission au volontariat, mon rôle c’est avant tout d’accompagner le volontaire pour que sa mission puisse se dérouler au mieux. Cela passe par un accompagnement en amont de son départ puis tout au long de la mission et à son retour.
Mon travail consiste aussi à être à disposition des partenaires et les accompagner dans la mise en œuvre des différents dispositifs de volontariat ainsi que dans la création de missions leur permettant d’accueillir des volontaires au sein de leurs structures. Nous sommes en contact pendant toute la durée de la mission pour veiller à ce que tout se passe bien et réagir en cas de complications.
De manière générale, nous nous rendons disponible au maximum pour que les missions se déroulent au mieux, pour le volontaire comme pour le partenaire.
- Comment assures-tu un suivi efficace des volontaires pendant leur mission à l’étranger ?
Pour commencer, je prends toujours contact avec les volontaires avant la formation de préparation au départ (PAD) pour me présenter, les féliciter de leur engagement en mission et pour m’assurer qu’ils ont bien commencé à remplir les informations demandées, tout en restant à leur écoute s’ils ont des questions ou des interrogations sur la marche à suivre.
Ensuite, je les rencontre en physique pendant la PAD, qui se déroule sur plusieurs jours. Je préfère les voir plusieurs fois, souvent au début et à la fin pour gérer le flux d’informations qu’ils ont reçus pendant ces quelques jours et répondre à leurs questions à ce propos, s’il y en a. C’est aussi un bon moment pour les questionner sur la suite à venir à savoir s’ils ont trouvé un logement, s’ils se sont renseignés sur le pays pour lequel ils s’envolent… On leur propose aussi, s’ils le souhaitent, de nous donner des nouvelles, en nous envoyant des photos et vidéos de leurs missions et projets sur place.
L’idée est d’être vraiment à leur écoute et leur montrer qu’ils peuvent se confier et nous alerter sur quoi que ce soit, de quelle que nature que ce soit !
Durant leurs missions, on garde le contact grâce à ce qu’on appelle les bilans, qui permettent de bien suivre l’évolution à la fois du volontaire et de la mission. Pour les services civiques et les volontaires de solidarité internationale (VSI), le 1er bilan s’effectue à 3 mois de mission : on s’assure que pendant ces trois premiers mois tout se déroule bien, si le volontaire est bien intégré, comment ça se passe pour lui au niveau personnel. Si ça ne va pas, on leur propose des rendez-vous pour approfondir et en discuter ensemble.
Pour les VSI, il y a un autre bilan à 6 mois de mission puis tous les 6 mois jusqu’à la fin de leur mission.
- Comment s’organise les relations avec vos partenaires ?
Cela varie d’un partenaire à un autre. La plupart du temps c’est beaucoup par téléphone et par échange de mails que l’on s’entretient. Concernant les partenaires qui accueillent un grand nombre de volontaires, le suivi est plus resserré. Par exemple, avec l’un d’eux nous avons un point chaque mois. Le suivi est également plus rapproché auprès de partenaires où l’on rencontre des situations plus complexes (sur les missions, la zone en question…).
De manière générale, on essaie d’avoir des contacts régulièrement avec nos partenaires car c’est important d’avoir une idée de leur propre suivi des volontaires également. En somme, avoir les deux sons de cloches.
En plus de cela, chaque année, nous organisons “La Fabrique du Volontariat” à destination de nos partenaires. C’est un moment de rencontre qui permet de renforcer la cohésion, d’échanger autours d’ateliers thématiques mais aussi de permettre aux partenaires de discuter entre eux de leurs expériences et des améliorations possibles.
- Peux-tu nous parler d’une situation où tu as dû résoudre un conflit ou une difficulté avec un volontaire ou un partenaire sur le terrain ? Comment as-tu géré cette situation ?
La majorité des missions se déroulent très bien mais bien sûr cela peut arriver, surtout lorsque les volontaires font face aux différences interculturelles, avec un rapport au travail, aux coutumes différentes du leur.
Il est donc parfois nécessaire d’intervenir pour résoudre des incompréhensions, des visions différentes voir des conflits. C’est un travail conjoint de notre part en lien avec le partenaire pour préparer au mieux le volontaire, mais également de son côté de s’adapter à l’environnement dans lequel il effectue sa mission.
Quand la situation n’arrive pas à se résoudre au niveau local entre la structure d’accueil et le volontaire, nous pouvons être amenées à intervenir. En premier lieu, nous avons prenons le temps d’étudier les retours à la fois du volontaire et de la structure d’accueil, si cela est nécessaire nous avons la possibilité de proposer la mise en place d’une médiation en lien avec la Responsable des ressources humaines de La Guilde, formée pour ce genre de situations.
Il peut aussi y avoir le cas d’urgences santé où, en cohésion avec les assurances, nous appuyons des rapatriements sanitaires, des retours en urgence… Nous sommes là pour faire le lien et gérer au mieux les situations le plus rapidement et sereinement possible.
- Comment s’organise les préparations aux départs des volontaires (PAD) ? (thématiques, intervenants…) ?
Les PAD pour les VSI se déroulent sur 4 jours en présentiel, la logistique étant gérée notre gestionnaire RH Volontariat. L’objectif de ces préparations au départ est d’une part de faire connaitre La Guilde et le fonctionnement de notre pôle, de permettre aux volontaires d’échanger entre eux, de leur faire connaitre le statut de VSI, son implication, ses droits et devoirs mais également sensibiliser aux bonnes pratiques pour leur santé et leur sécurité ainsi qu’appréhender les risques au sein de la mission.
Pour les services civiques, la PAD se déroule sur 2 jours et a sensiblement les mêmes objectifs que la PAD VSI avec une dimension plus pédagogique et de sensibilisation aux bases de la solidarité internationale.
Dans les deux cas, nous cherchons à les accompagner du mieux possible avant qu’ils partent, en les sensibilisant à la réalité d’une mission terrain et en trouvant des réponses aux questions qu’ils se posent avant le départ.
- Quelles sont vos stratégies pour assurer une communication efficace entre les volontaires sur le terrain, les partenaires et vous, l’équipe basée au siège de La Guilde ?
Sur place, pour assurer une communication efficace nous avons des coordinateurs terrains (Liban, Sénégal, Cambodge et bientôt Amérique du Sud et Asie Centrale). Chaque coordo passe un mois au siège pour mieux cerner l’organisation et connaitre l’équipe ici avant de s’envoler sur le terrain. Ils sont de véritables relais entre notre équipe siège et les volontaires et partenaires sur place.
Au-delà, nous avons un numéro d’astreinte en cas d’urgence extrême, sur lequel nous sommes joignable 24/24. Sinon, nous sommes joignables pour n’importe quel autre motif sur nos heures de travail.
Aussi, nous sommes en train de mettre en place une après-midi par semaine dédiée aux volontaires au cours de laquelle ils peuvent prendre rendez-vous, en dehors de choses urgentes, s’ils ont envie de discuter, faire un point, partager les avancées de leurs projets.
- Tu as également pu aller sur le terrain visiter certains partenaires et volontaires, en quoi c’est essentiel pour ta mission ?
À La Guilde, on a la chance de pouvoir aller sur le terrain deux fois par an au minimum. C’est indispensable pour assurer le bon suivi et favoriser la cohésion avec partenaires et volontaires. Cela nous permet de découvrir réellement les lieux et le quotidien du volontaire, les projets sur lesquels il est déployé, l’équipe locale avec qui il travaille et avec qui on est relativement peu en contact. C’est pour moi essentiel de les rencontrer.
Les missions terrains sont des temps fort dans l’année, cela permet aussi de découvrir beaucoup plus de choses que dans une réunion en visio, dans le positif mais aussi dans le négatif. Certaines choses sont plus faciles à exprimer en direct. Et puis c’est évident que lorsque l’on rencontre les gens “en vrai”, la relation s’améliore et est forcément plus authentique, cela facilite par la suite l’accompagnement. La plupart du temps les volontaires sont heureux et fiers de nous faire découvrir leurs projets, leurs missions. Cela rend les choses plus concrètes pour nous, et cela permet de voir l’impact réel que cela a à l’année sur nos partenaires et les structures que l’on accompagne. C’est très gratifiant.
