Assistant-e administratif-ve CDD juin/fév. – Paris – 20K€

Descriptif :

L’équipe permanente de la Guilde est composée d’une vingtaine de salariés qui partagent une même ambition et souhaitent donner un sens à leur activité professionnelle.

Dans le cadre d’un remplacement,
Nous recrutons un-e assistant-e administratif-ve pour notre pôle VSI

La Guilde fait partie des 28 organisations de volontariat agréées par le Ministère de l’Europe et des Affaires Etrangères (MEAE) pour envoyer des volontaires en mission dans le cadre du statut légal de Volontariat de Solidarité Internationale (VSI). A ce titre, notre Pôle VSI accompagne des personnes aspirant à contribuer à des projets de développement à travers le monde et les organisations partenaires qui proposent des missions sur le terrain (100). Il gère le suivi administratif de plus de 500 volontaires partant pour des missions longues (12 mois minimum).
L’assistant-e du pôle travaillera en collaboration directe avec la responsable du Pôle et les 2 chargées de mission. Il/elle participera à la vie du service, à ses démarches administratives et appuiera l’organisation de sessions de formation.

Mission :

Vos principales activités seront :

1/ Pour la gestion administrative des contrats de VSI
o Collecte des données, recherche des informations
o Préparation et édition des contrats et des avenants. Publipostage et suivi des signatures
o Inscriptions/radiations des assurances
o Préparation des attestations de mission
o Demande et reversement des indemnités de réinstallation

2/ Pour l’assistance et l’accompagnement des volontaires :
o Réponses par mail/téléphone/Skype aux questions et demandes des VSI
o Participation à l’organisation logistique des événements du pôle, des sessions de préparation au départ et des sessions d’accompagnement au retour (lieux, matériel, documents

3/ Pour le suivi et le reporting des activités du Pôle
o Mise à jour des tableaux de bord et des bases de données
o Exports des bases de données
o Traitement des factures liées à l’activité du pôle

En complément, vous contribuez à une action « transverse » pour la Guilde à hauteur de 10 à 15 % de votre temps en fonction de vos compétences (assistance bureautique, organisation évènementielle ou autre).

Profil du candidat

Formation :

Une formation initiale de bac à bac+2 en assistanat, secrétariat, gestion

Expérience :

Une expérience de 2 ans acquise éventuellement par l’alternance, de préférence dans un environnement associatif ou dans l’ESS

Langues :

Une excellente maîtrise du français et une bonne pratique d’Excel

Qualités requises :

De la rigueur, de l’autonomie et la capacité à travailler en équipe

Autres :

Statut employé, CDD de 9 mois, 37.5 heures hebdomadaires générant 1.25 RTT par mois, tickets restaurant.

Conditions :

Pour postuler :

La Guilde est une organisation attachée à la mixité et à la diversité. Merci d’envoyer votre lettre de présentation et votre CV à recrutement@la-guilde.org sous la référence CDDASSA-VSI.


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