Dématérialisation et gestion de projets


L’Agence des Micro Projets propose ses services en matière de pilotage de projets.

Des milliers de projets voient le jour chaque année à travers le monde et des millions de personnes travaillent sur le pilotage de ces projets, une chose les relient tous : internet.

Dématérialisation, du papier au numérique, processus de gestion de projets

Pour une association ou une ONG et quelle qu’en soit la taille, passer d’un dossier « papier » à un document informatique est une révolution, mais concrètement comment cela fonctionne-t’il ?

Quel sont les processus de gestion de projet et workflow métier ?

L’Agence des Micro Projets de l’ONG La Guilde propose son expertise : l’AMP, recevait jusqu’en 2012 les demandes de financement des associations françaises par courrier.  Ces dernières sollicitaient un financement de l’AMP, compris entre 2 000 et 15 000 euros, grâce un dossier papier.

Strategie_digitaleCes financements sont réservés à des projets de solidarité internationale. L’AMP (Agence des Micro Projets) lance deux appels à projets par an et distribue 600 000 euros. Les dossiers éligibles passent devant un préjury puis devant un jury composé de membres de l’AMP et d’experts externes pour une parfaite équité.

Les projets retenus reçoivent une « dotation » et bénéficient de cofinancements, leur budget moyen sont de 50 000 euros mais peuvent aller jusqu’à 250 000 euros pour des actions pluriannuelles. Les lauréats mettent en place des projet en Afrique pour 74% des cas et pour les 26% restant en Asie et Amérique du Sud. Les associations qui portent ces projets doivent ensuite rendre un bilan de l’action menée au bout d’un an. Une fois le projet mis en oeuvre, l’AMP se rend sur le terrain afin d’effectuer une évaluation avec le partenaire local de l’association française.

Un processus de dématérialisation de projet a donc été développé fin 2013 pour permettre aux associations de ne plus envoyer de dossier papier mais remplir un dossier en ligne. Ce processus est réparti en plusieurs étapes matérialisées par des onglets du site.

L’AMP, grâce à un « backoffice » pilote et ouvre des sessions de dépôt de dossier, elle attribue des critères d’éligibilité selon les accords définis par son expertise et en accord avec son bailleur.

Ces critères peuvent évoluer au fil des ans, comme les dates de clôture de dépôt de dossier, de jury, de bilan et d’évaluation. Nous sommes donc déjà dans une flexibilité du système rare couplé à un système intuitif et utilisable par tous sans formation particulière. De leur coté, les porteurs de projets vont suivre ces fléchages de dates de sessions et cocher des critères d’éligibilitésafin d’être en accord avec leur planning mais aussi de ne pas déposer un dossier qui ne serait pas éligible, gain de temps pour tous…

Quelles sont les étapes de dépôt et de gestion de dossier ?

Il faut que l’organisme, association ou ONG ouvre un espace avec un email et un mot de passe. Ensuite elle peut déposer un ou plusieurs projets.

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Étape « dépôt de dossier »

– Un dépôt de dossier dématérialisé en 11 étapes, passant de la description du projet, des activités menées, le contact complet du partenaire local, les prolongements envisagés, les activités génératrices de revenus, les populations cibles, le budget avec les cofinancements et l’upload de photos, annexes et vidéos.
Une fois le dossier validé par le porteur, et c’est une première évolution, l’utilisateur peut extraire son dossier complet en fichier zippé et ainsi disposer de son projet en format PDF parfaitement mis en page.

Étape Instruction

– Un pilotage de l’instruction se fait directement sur la plateforme de l’AMP sur laquelle à la fois les experts internes et externes vont pouvoir lire, commenter, noter et juger le dossier. Cette action est effectuée sur un espace spécifique tout en ayant accès à l’ensemble des données du projet, un PDF de présentation est aussi disponible pour ceux qui souhaitent l’extraire ou le sauvegarder. Ceux-ci se réunissent ensuite pour une décision finale d’attribution des fonds dans les locaux de l’AMP afin de délibérer et d’attribuer les financements.

Étape « Dotation et décaissement »

– L’AMP va piloter le versement des fonds, la date d’envoi du premier versement composé des deux tiers de la subvention accordée, puis du solde lors de la remise du rapport final.

Étape Bilan

– Un bilan va pouvoir être rempli en ligne, un an après la « dotation ». Le porteur de projet se connecte sur son espace association et rempli les champs disponibles, ceux-ci sont superposés au dépôt initial du projet, le porteur peut donc comparer ses actions effectuées et ce qu’il a finalement réussi à mettre en place.
Deux actions résultent de cette étape : le versement du dernier tiers de la dotation à l’association, et bien sûr la connaissance des activités menées et la comparaison avec celles prévues. Ce bilan est visible par le grand public sur l’Observatoire de l’AMP, par le biais d’une cartographie interactive et d’un moteur de recherche. Les onglets du projet deviennent au fur et à mesure de l’évolution du dossier visibles au grand public.

Étape « Évaluation »

– Une section évaluation va permettre de remplir différents champs d’information, de photos et de vidéo du projet évalué sur le terrain par l’équipe de l’AMP ou par des évaluateurs locaux. Cette section évaluation est visible par le grand public sur l’Observatoire de l’AMP.

La plateforme de finance participative www.microprojets.org

www.microprojets.org

Finance Participative microprojets.org

– En synergie avec l’innovation digitale, l’AMP a développé sa propre plateforme de finance participative www.microprojets.org. Cette plateforme propose grâce à un moteur de recherche cartographique de découvrir les microprojets ayant déjà reçu une impulsion financière de l’AMP (gage de qualité, de passage devant un jury d’experts, une forme de « label microprojets »)
Les projets sont mis en avant avec description, photos, vidéos et informations sur l’association.

Deux objectifs : permettre aux associations de disposer d’une page sur internet mettant en avant leur actions et l’association ainsi que collecter les dons du grand public avec un système de paiement en ligne sécurisé qui va jusqu’à mettre à disposition immédiate du donateur un reçu fiscal permettant de déduire jusqu’à 66 % du don.

Chacune de ces étapes est exportable dans un fichier PDF qui se génère automatiquement, : informations sur le projet, avis jury, bilan, évaluation… Nous sommes donc bien dans une dématérialisation complète d’un processus de gestion de projet couplé à un workflow métier intuitif et modulable selon les profils des utilisateurs: équipe de l’AMP, porteurs de projets, experts externes, grand public, donateurs.

« Non seulement la dématérialisation est complète et intuitive pour le porteur de projet, mais elle va jusqu’à suivre le workflow de gestion du cycle de vie du projet, allant de l’initiative du porteur local jusqu’à l’évaluation terrain et la capitalisation des informations dans l’Observatoire de l’AMP »

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